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昆明:四舉措加強政府采購項目檔案管理

作者:劉輝 付力群 發布于:2019-03-25 12:51:53 來源:政府采購信息網
  提高政府采購項目檔案工作規范化管理水平,維護檔案的完整與安全,發揮檔案的作用與功能,可以更好地為采購人、供應商、監管部門提供優質服務。那么,如何做好政府采購項目檔案管理工作呢?
 
  《政府采購信息報》記者從昆明市市級機關事務管理局政府采購辦公室(以下簡稱“采購辦”)了解到,采購辦從2016年起,對政府采購項目檔案開展了數字化管理建設工作,不斷提升檔案工作管理水平。
 
  據采購辦相關負責人介紹,從四個方面規范政府采購項目檔案管理工作。一是健全機制。采購辦建立了政府采購項目檔案管理工作責任制,形成了由領導監督、分管負責、專人管理的工作機制,做到檔案工作有人管、檔案事項有人辦、檔案作用能發揮的工作格局。二是建立制度。研究制定《昆明市政府采購項目檔案管理辦法》等系列規章制度,對檔案庫房實行專人管理,建立和落實檔案實體清點制度,定期對檔案進行清點登記,對日常工作中形成的政府采購項目檔案資料及時搜集、整理、歸檔、入庫。三是提升能力。為增強檔案管理人員的檔案意識和業務素質,采購辦采取多種方式加強檔案知識培訓學習。日常工作中,注重加強對檔案管理人員有關法律、法規和政策規定的學習教育,提升檔案管理能力。四是規范管理。做到目錄索引,裝訂格式統一,資料歸類規范,查找一目了然。定期做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等安全檢查,確保各項安全管理措施落實到位,努力實現政府采購項目檔案管理工作的規范化、標準化、科學化。
 
  截至目前,已完成2014年-2018年的政府采購項目檔案(含紙質和電子)清理、整理、立卷、歸檔;引入了檔案管理系統,對檔案目錄信息錄入、校對并進行數字化加工;制作了檔案工作規范化管理制度上墻牌匾;購置了檔案箱柜、防磁柜、除濕機、氣體滅火器、殺蟲藥、溫濕度計等硬件;對檔案庫房門窗進行了升級改造,政府采購項目檔案管理規范化工作成效顯著。
 
  據了解,根據《云南省黨政機關社會團體檔案工作規范化管理示范單位認定辦法》,經云南省檔案局認定審批,采購辦獲頒“云南省黨政機關社會團體檔案工作規范化管理示范單位”榮譽稱號。
 
  下一步,采購辦將繼續做好2003年以來政府采購項目檔案的數字化整理歸檔工作,確保政府采購項目檔案管理規范化工作穩步推進。

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