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購買方視角——

淺議集中采購辦公設備效率和質量

作者:張婧 發布于:2019-03-26 08:27:50 來源:水利部機關財務處
  一 概述
 
 
  自我國頒布《中華人民共和國政府采購法》以來,政府采購模式以逐漸完善并被預算單位接納。因為政府采購涉及貨物、服務、工程等各個方面,預算單位從項目儲備、編制預算、項目執行、驗收、決算等各個環節都要涉及政府采購領域,尤其因為日常辦公用設備多種品目被列入政府采購集中采購范圍,因此政府采購的概念已深入到每一位預算單位工作人員的頭腦當中,無論何種行業何種崗位,政府采購都成為日常工作中不得不考慮的因素。
 
 
  二 政策梳理
 
 
  《中華人民共和國政府采購法實施條例》(下文簡稱《實施條例》)第四條闡明“政府采購法所稱集中采購,是指采購人將列入集中采購目錄的項目委托集中采購機構代理采購或者進行部門集中采購的行為”。集中采購又分為批量集中采購和非批量集中采購。《實施條例》第二十四條指出“列入集中采購目錄的項目,適合實行批量集中采購的,應當實行批量集中采購,但緊急的小額零星貨物項目和有特殊要求的服務、工程項目除外。”
 
 
  《中央預算單位2011-2012年政府集中采購目錄及標準》中明確規定26種貨物類項目、1種工程類項目、7種服務類項目必須按照規定委托集中采購機構代理采購,其中涉及到預算單位常用辦公設備的包括計算機,軟件,網絡設備,復印機,一體機,打印機,文印設掃描儀,投影儀,傳真機、碎紙機、攝像機、電視機、冰箱、移動存儲設備、照相機、空調、音視頻會議設備等。
 
 
  《中央預算單位2013-2014年政府集中采購目錄及標準》中明確規定23種貨物類項目、4種工程類項目、8種服務類項目必須按照規定委托集中采購機構代理采購,其中預算單位常用辦公設備刪減了音頻會議設備、文印設備、移動存儲設備、照相機、攝像機等,新增了顯示器
 
 
  《中央預算單位2015-2016年政府集中采購目錄及標準》中明確規定20種貨物類項目、4種工程類項目、9種服務類項目必須按照規定委托集中采購機構代理采購,其中預算單位常用辦公設備刪減了顯示器、碎紙機、電冰箱,新增音視屏會議設備。
 
 
  《中央預算單位2017-2018年政府集中采購目錄及標準》中明確規定18中貨物類項目、4中工程類項目、7種服務類項目必須按照規定委托集中采購機構代理采購,其中辦公設備類刪減了傳真機、電視機。
 
 
  歷年集中采購辦公設備品目中,計算機、打印機、復印機為批量集中采購,其他辦公設備品目可采用協議供貨等非批量集中采購方式進行采購。由歷年來政府集中采購目錄來看,其中涉及的必須委托集中采購機構代理的辦公設備種類幾乎涵蓋了常用辦公設備的所有品目,也就是說預算單位大部分的辦公設備配置都需要經過政府采購集中采購方式,委托集中采購代理機構采購;并且使用頻率最高的計算機、打印機則必須使用批量集中采購方式采購。由于現代辦公系統和辦公方式很大程度上依賴辦公設備,因此集中采購的辦公設備的效率和質量密切關系到預算單位的工作效率。
 
 
  三 現狀
 
 
  1 集采形式有其不可替代的優點
 
 
  集中采購辦公設備在一定程度上起到了加強預算管理,提高辦公設備統一配置和合理化控制,規避預算單位采購系統貪污受賄的風險,大大節約了辦公設備采購成本的作用。并且,為了完善批量集中采購執行,充分發揮集中采購的規模及價格優勢,提高了采購效率和效果,財政部于2016年發布一條預算單位批量集中采購有關工作的通知(財辦庫[2016]425號),建立批量集中采購和協議供貨價格聯動機制,將協議供貨采購設備的數量提高到上年同類商品的30%。該條政策擴大了非批量集中采購計算機、打印機等需求量大且需求多樣化的辦公設備的采購彈性,在一定程度上提高了預算單位對計算機、打印機設備的需求滿足程度。
 
 
  2 集中采購程序繁瑣,周期漫長
 
 
  以水利部為例,批量采購辦公設備的流程如下:
 
 00.jpg
  如上圖所示,實施條例規定的政府采購程序是合理且規范的,但是忽略了預算單位實際采購設備時,設備使用人從提出設備需求到實際收到設備的過程。這個過程一般要經過“提出需求-上報批準-上報單位政府采購機構-上報計劃-政府采購程序-供貨商送貨-驗收入庫-安裝使用”。以水利部實際采購經驗為例,從使用人提出設備需求開始,到實際收到設備上手使用,批量集中此采購一般需經過2-3個月的時間,非批量集中采購需1個月的時間。這個采購周期,對于設備需求人來說,過于漫長,極有可能在此期間延誤工作。
 
 
  3集中采購預算不可避免的浪費
 
 
  《采購目錄》中對列入品目的辦公設備沒有做設備配置標準的要求,只提出了集中采購限額標準,如“單項或批量采購金額在5萬元以上的多功能一體機”必需集中批量采購等。但是,按照國管局發布的辦公設備配置標準,明確了常用辦公設備如計算機、打印機、復印機、掃描儀、一體機、傳真機、碎紙機等配置標準。因此,兩個政策標準常常產生矛盾,使得在填報政府采購預算時,一面要適應政府采購標準,一面要顧及辦公設備配置標準;再者因為集中批量采購設備中標金額始終低于預算計劃金額,因此造成的設備采購預算的浪費現象。
 
 
  以便攜式計算機為例。《中央行政單位通用辦公設備配置標準》中規定便攜式計算機采購標準上限為7000元/臺,采購單位以該標準上報采購便攜式計算機預算。而根據《中央國家機關2018年便攜式計算機批量集中采購項目-2季度成交公告》中顯示,該適配標準的便攜式計算機中標價僅為4800元/臺。平均每臺便攜式計算機浪費預算2200元/臺。
 
 
  4集中采購設備質量低
 
 
  目前為止,政府采購的電子辦公設備,尤其是批量采購的電子辦公設備的質量仍然是被廣大使用人病垢的重點。產生這個現象的原因主要是因為批量集中采購的采購模式導致的。批量集中采購的模式是采購中心匯集了各預算單位的采購需求,根據需求量發起競爭性磋商。而各預算單位上報采購預算則不得超過中央國家機關通用辦公設備配置標準上限,因此采購預算受到了限制,中標價格也受到了限制。因此,中標的結果難免逼迫商家以降低成本為對策提高利潤,導致產品質量相對低下。
 
 
  產品質量欠缺自然引起使用人對產品售后服務的需求量大增,然而售后服務也成為廣大使用人的另一個病垢重點。產生這一現象的主要原因是政府采購辦公設備的使用人是遍及全國各地的預算單位工作人員,因此要滿足所有使用人的售后服務要求,則需要生產廠家在全國各地都有售后服務網點,并且對預算單位使用人提供上門維修服務,要達到這個要求極大的提高了生產廠家的成本。
 
 
  5產品缺乏多樣性
 
 
  兩大使用頻率最高的辦公設備:計算機和打印機,在政府采購批量集中采購品目里,被限定了有限的配置標準,目前,計算機的配置標準只有五種,打印機的配置標準只有四種,其他的高性能計算機配置、票據打印機配置等必須是特殊工作人群才能采購的。因此,對于像計算機、打印機這種使用范圍極其廣泛,使用頻率極高的辦公設備,配置標準相對固化,難以滿足因使用人群龐大而產生的需求彈性及需求多樣化。再加上因國管局對預算單位辦公設備配置數量的限制,使用人想以增加設備數量提高設備多樣化需求的可能性也被堵死了,因此使用人對政府采購辦公設備的多樣性的需求更強烈。
 
 
  以臺式計算機為例,中央政府采購中心規定的臺式計算機配置共6種,包括高性能計算機配置1種、一般臺式計算機配置3種,一體機配置2種。除去高性能計算機配置外,可供普通辦公人員選擇的配置只有五種。對比一般臺式計算機和一體機配置可知,一般臺式計算機配置二、配置三和一體機配置一、配置二相近,因此,排除計算機組裝形態差異之外,臺式計算機使用配置可共選擇的只有3種,其中屬配置一型的臺式計算機配置標準最高。但該配置標準的臺式計算機,依然很難滿足預算單位廣泛的、多樣性的辦公需求,尤其在信息系統普及,許多綜合性信息系統軟件開發使用的大環境下。例如,水利部開發的水利財務管理信息系統,在配置一型臺式計算機上運行效率普遍受阻。
 
 
  四 建議
 
 
  針對以上提出關于政府采購辦公設備諸多優缺點,本文提出以下幾點建議,其目的在于堅持政府采購方針政策和原則不變的前提下,能夠提高使用人的辦公效率。
 
 
  1 改變批量集中采購方式
 
 
  建議計算機、打印機這種使用頻率高的辦公設備采用協議供貨方式采購,即能極大地縮短采購周期的問題,又能夠使使用人根據自己的實際需求采購滿意的型號,提高需求彈性。
 
 
  2 適當提高辦公設備配置標準
 
 
  中標供應商提供的辦公設備質量普遍較低,這種現象產生的原因之一是,辦公設備采購中標價格限定了中標商的成本,而辦公設備采購中標價格在很大程度上受到了中央國家機關通用辦公設備配置標準的限制。因此,適當提高辦公設備購置標準,增加辦公設備采購招標預算,那么辦公設備采購中標價也可以適當提高。供應商利益空間適當增加,及能在一定程度上保障供應的辦公設備的質量。
 
 
  3品目中標價格和固定資產配置標準相匹配。
 
 
  政府集中采購對辦公設備沒有明確的價格和數量要求,但是預算單位采購辦公設備要嚴格按照國管局的固定資產配置標準去配置,因此建議政府采購辦公設備及其他固定資產的采購標準和國管局的固定配置標準相匹配,可有效提高預算單位的資產管理。
 
 
  4 用淘汰制限制末位中標商再投標以及激勵中標商提高產品質量。
 

  參考資料:
  1.中央預算單位歷年政府采購集中目錄及標準。
  2.關于進一步做好中央預算單位批量集中采購有關工作的通知 財辦庫[2016]425號文
  3.中華人民共和國政府采購法實施條例
  4.中央行政單位通用辦公設備家具配置標準 財資[2016]27號文

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